Приказ о ведении кадрового учета

Приказ о ведении кадрового учета

Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек: обязательный ли это приказ, для чего издается, как оформить


/ / , 3,118 Просмотров Законодательством устанавливается, что пока работник занят по трудовому контракту, его трудовая должна храниться на предприятии, которое является его работодателем. Так как данный бланк считая БСО, необходимо правильно организовать учет поступления книжек, их хранение, и выдачу. С этой целью руководство субъекта должно издать приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Оглавление

Все трудовые, поступающих на предприятие и работающих людей, должны храниться в специально оборудованном для этого месте.

За порчу или утерю данного бланка компания, а также ее руководитель, несут соответствующую ответственность. Ведь в этих документах отражается вся необходимая информация для установления работнику пенсии в будущем.

Поэтому директор организации создать все условия для правильной работы с трудовыми на предприятия. А так как у него помимо этого много других ответственных дел, руководитель выбирает должностное лицо, которому на основании изданного распоряжения вменяется ведение учета бланков трудовых.

При этом ответственность остается за руководителем, а выбранное лицо, отвечает за учет трудовых только внутри конкретного хозяйствующего субъекта.

Именно он будет принимать у работников трудовые, правильно вести их учет, вносить соответствующие документам-основаниям записи, и выдавать их при увольнении сотрудникам компании.

А кто же кадровик?!

Если вы уже сталкивались с кадровыми документами, то знаете, что на многих из них есть место для подписи кадрового работника (н-р: «Штатное расписание», «Табель учета рабочего времени» и др.)Необходимо иметь в виду, что многие надзорные организации (инспекция по труду, судебные органы, налоговые инспекции) при проведении проверок или при запросах о предоставлении документов требуют предоставить приказ о назначении кадрового работника или приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового учета на кого-либо из сотрудников.Если кадровый работник есть в штате, то никаких проблем с предоставлением вышеуказанного документа не возникает.А если же организация небольшая и затраты на прием и оплату отдельного сотрудника для ведения кадрового делопроизводства экономически не выгодны и не обоснованы?В этом случае руководителю придется принять решение о возложении обязанностей кадровика на уже имеющегося работника.Сделать это надо обязательно!

Мы пройдем этот путь за 3 шага.Игра в «бутылочку» не подходит, т.к. у работника обязательно придется получить согласие.Самый простой для руководителя выбор, это возложить обязанности на себя.

С собой всегда легче договориться, да и с получением согласия проблем не будет. Хотя может оказаться, что на руководителя уже возложены обязанности, как минимум главного бухгалтера. А может еще и ведущего продавца или уборщицы…Следующий по распространенности на данное совмещение – главный бухгалтер.

Посоветуйтесь с ним. Может главбух с радостью согласится,

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства: приказ, акт и порядок

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом. Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации. Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика.

Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1). За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2].

Особенности кадрового делопроизводства

  1. /12.03.2017

share on: Для документального оформления всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и умения. Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно разработанной и утвержденной директором инструкцией.

Рекомендуем прочесть:  Почему муж бьет жену

Она является внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми сотрудниками хозяйствующего субъекта.

Разрабатывает и контролирует ее исполнение отдел кадров. Законодательство требует составления множества документов, закрепляющих все стороны трудовых отношений сотрудника с работодателем. Опытные и начинающие кадровики должны повышать квалификацию.

В помощь им созданы интернет-сайты, на которых представлены теоретические курсы кадрового делопроизводства.

Кадровые бумаги отражают деятельность персонала, подтверждают стаж сотрудников, играющий первостепенную роль при начислении пенсии. Руководство отвечает за документальный фонд предприятия. Грамотная организация кадрового учета требует знания нормативной базы, отслеживания ее изменений, ориентации в формах используемых документов.

Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством.

На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило, формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ. Бумаги могут иметь унифицированную форму либо разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

О бизнесе

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Общество с ограниченной ответственностью «XXX» │ │ ООО «XXX» │ │ │ │ ПРИКАЗ │ │ │ │ «____» _________ 2014 г. N 4 л/с │ │ │ │ Москва │ │ │ │ О назначении лиц, ответственных за ведение │ │ кадрового делопроизводства │ │ │ │ В целях оперативного и качественного ведения кадрового │ │ делопроизводства │ │ │ │ ПРИКАЗЫВАЮ: │ │ │ │ 1. Назначить ответственным за ведение кадрового делопроизводства │ │ (далее — ответственный) руководителя юридического лица И.И.

Иванова. │ │ 2. Ответственный несет персональную ответственность за ведение и │ │ учет кадрового документооборота в соответствии с действующим │ │ законодательством. │ │ 3. Ответственный за делопроизводство ведет следующие журналы │ │ согласно приложению к настоящему приказу: │ │ — журнал учета приказов по личному составу; │ │ — журнал учета трудовых договоров; │ │ — журнал учета личных дел.
│ │ Данные журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены │ │ подписью руководителя юридического лица и скреплены печатью. │ │ 4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

│ │ │ │ Руководитель юридического лица Иванов И.И. Иванов │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Источник: «Кадровик.ру», 2014, N 5 Содержание Хотя инструкция по делопроизводству и не является обязательной, она помогает оптимизировать документооборот на бюджетном предприятии и существенно облегчить жизнь его структурным подразделениям.

Приказ о назначении ответственного за делопроизводство

4931 Если объемы подлежащей к заполнению документации внушительны либо они увеличились и существующий штат сотрудников с ним не справляется, то необходим приказ о назначении ответственного за делопроизводство.

Образец и бланк этой бумаги прикреплен.

ФАЙЛЫ В большинстве случаев в небольших организациях делопроизводством занимается секретарь. Но иногда в организации вообще нет секретаря, а нужен человек, который бы оформлял принципиально важные для компании документы, либо секретарь есть, но он не справляется с тем объемом документации, которую необходимо заполнить, оформить, отправить и пр. Назначить ответственным можно любого сотрудника организации, на усмотрение руководителя.

Если же такой приказ – способ увеличить заработную плату сотруднику за возросшее количество обязанностей, то указывать конкретную сумму в приказе будет нарушением. Для того чтобы юридически грамотно оформить такую надбавку и за увеличение выполняемой работы, нужно подписать два документа: приказ о назначении плюс приказ об установлении персональной надбавки (относится к категории документов по личному составу). В приказе не должна указываться сумма надбавки, так как это будет являться разглашением персональных данных (а на это работник согласия в большинстве случаев не пишет при устройстве на работу).

Вот почему требуется второй документ.

Приказ о кадровом делопроизводстве образец

Оглавление:

    Что такое приказы по основной деятельностиПриказы по основной деятельности — это какиеКак оформляетсяРеестр изданных приказовОбразец приказа по личному составу.
    Ведь приказ о назначении ответственного за делопроизводство проходит в качестве приказа по основной деятельности, и его данные доступны всем. Существуют ситуации, когда приказ требует внесения в него изменений.

    Кадровое делопроизводство: приказыЧто представляют собой приказы по личному составу?Формы приказов по основной деятельностиСтруктура приказов: простые и сложные документыЭлементы структуры приказов по личному составуСоставление приказов: на что обратить внимание?Этапы издания приказов по личному составуПодготовка решения об издании приказаСбор данных для оформления приказаРазработка проекта приказаПодписание приказа и передача его сотрудникамРегистрация приказов: нюансыХранение приказовОбразцы основных документов делопроизводстваКлассификация документов в делопроизводствеЕсли секретарь еще и кадровикСЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМДОКУМЕНТЫ ПО ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУТРУДОВЫЕ ДОГОВОРЫ, ЛИЧНЫЕ КАРТОЧКИ, ТРУДОВЫЕ КНИЖКИАРХИВ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ: ЗАКЛАДЫВАЕМ ФУНДАМЕНТ Представляем для ознакомления пользователей нашего портала образец Приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства. Общество с ограниченной ответственностью «Пути успеха» ПРИКАЗ №4-к « 17 » августа 2011 г.

Если секретарь еще и кадровик

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату. Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом.

Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2). Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно.

Оба приказа издаются одним днем. Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Как оформить приказ о назначение лица, ответственного за работу с трудовыми книжками?

Ответ на вопрос: Приказ о назначении лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, издается в произвольной форме.

Отметим, что если в указанной ситуации директор является руководителем организации, то прямо обязанности издавать приказ именно в отношении руководителя законодательство не содержит.

Дело в том, что при отсутствии приказа о назначении ответственного лица за работу с трудовыми книжками таким лицом по умолчанию является руководитель организации.

Эту позицию подтверждает и судебная практика, см., например, . В то же время во избежание недоразумений с проверяющими органами такой приказ издать рекомендуется. В этом случае формулировка в приказе может быть, например, такой: «Ведение кадрового делопроизводства, включая обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек с целью упорядочения работы с трудовыми книжками и во исполнение п.

45 Правил ведения и хранения трудовых книжек возлагаю на себя».

Читайте о еще больше по ссылке. Если же директор не является руководителем организации, то формулировка приказа может быть такой, как Вы указали, включая пункт об оставлении контроля за собой. Образец приказа см. в материалах Системы Кадры Формы № 2.

Подробности в материалах Системы Кадры: Нет, не обязан, однако во избежание недоразумений закрепление таких полномочий все же рекомендуется. Если в организации нет кадрового специалиста, то руководитель может принять на себя обязательства по , издав соответствующий приказ.

В этом случае формулировка в приказе

Назначение ответственных за ведение определенных участков кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом. Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации. Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов.

Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).